Fristen bei der Nebenkostenabrechnung
Zwei Fristen von je zwölf Monaten bestimmen die Betriebskostenabrechnung: Ihre Frist zum Abrechnen und die Frist des Mieters zum Widersprechen. Beide stehen in § 556 Absatz 3 BGB, und beide haben harte Folgen, wenn sie verstreichen.
Ihre zwölf Monate
Über Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 ist das der 31. Dezember 2026.
Verstreicht die Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Die einzige Ausnahme: Sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Diese Ausnahme wird eng ausgelegt. Dass ein Versorger spät abrechnet, genügt in aller Regel nicht — Sie müssen dann notfalls mit einer begründeten Schätzung abrechnen und später korrigieren.
Wichtig ist die Reichweite des Ausschlusses. Er trifft nur die Nachforderung. Die Pflicht zur Abrechnung bleibt bestehen, und ein Guthaben des Mieters müssen Sie auch nach Fristablauf auszahlen. Wie die Abrechnung aufgebaut sein muss, steht in unserer Anleitung zur Nebenkostenabrechnung.
Die zwölf Monate des Mieters
Spiegelbildlich hat der Mieter zwölf Monate Zeit, um Einwendungen zu erheben. Seine Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung und endet mit Ablauf des zwölften Monats danach. Erhebt er bis dahin keine Einwendungen, kann er sie später nicht mehr geltend machen — es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Für Sie hat das eine angenehme Folge: Nach Ablauf dieser Frist ist die Abrechnung in der Sache bestandskräftig. Beanstandungen, die erst danach kommen, müssen Sie nicht mehr aufgreifen. Der Ausschluss wirkt allerdings nur gegen inhaltliche Einwendungen; eine Abrechnung, die schon formell unwirksam ist, wird dadurch nicht wirksam.
Beide Fristen laufen unabhängig voneinander und können sich überlappen. Wenn Sie eine Abrechnung im November zustellen, läuft Ihre Frist für das folgende Jahr bereits, während die Einwendungsfrist des Mieters noch bis November des übernächsten Jahres reicht.
| Frist | Wer | Beginn | Länge | Folge bei Ablauf |
|---|---|---|---|---|
| Abrechnungsfrist | Vermieter | Ende des Abrechnungszeitraums | 12 Monate | keine Nachforderung mehr |
| Einwendungsfrist | Mieter | Zugang der Abrechnung | 12 Monate | keine inhaltlichen Einwendungen mehr |
| Verjährung | beide Seiten | Schluss des Entstehungsjahres | 3 Jahre | Anspruch nicht mehr durchsetzbar |
| Anpassung der Vorauszahlung | beide Seiten | nach der Abrechnung | ohne feste Frist | wirkt ab dem Folgemonat |
Belegeinsicht
Der Mieter darf die Belege einsehen, auf denen Ihre Abrechnung beruht. Das ist kein Gnadenakt, sondern die notwendige Ergänzung seiner Prüfungsmöglichkeit: Ohne Einsicht könnte er die Abrechnung innerhalb seiner Frist gar nicht beurteilen.
Üblich ist die Einsicht in Ihren Geschäftsräumen zu angemessenen Zeiten. Auf Verlangen des Mieters sind die Belege auch in elektronischer Form zugänglich zu machen. Ein Anspruch auf Zusendung von Kopien besteht nicht generell, wohl aber dann, wenn ihm die Einsicht vor Ort nicht zuzumuten ist, etwa bei großer Entfernung.
Solange Sie die Einsicht verweigern, darf der Mieter eine Nachzahlung zurückbehalten. Wer schnell an sein Geld will, ermöglicht die Einsicht deshalb zügig — sie verlängert die Einwendungsfrist des Mieters nicht.
Verjährung nach drei Jahren
Neben den Ausschlussfristen des Mietrechts steht die allgemeine Verjährung. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 Absatz 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat.
Für eine Nachzahlung aus einer Abrechnung, die im Jahr 2026 zugeht, läuft die Verjährung damit bis zum 31. Dezember 2029. Dasselbe gilt für den Rückzahlungsanspruch des Mieters aus einem Guthaben.
Praktisch spielt die Verjährung selten die Hauptrolle, weil die Ausschlussfrist des § 556 Absatz 3 BGB deutlich früher greift. Wichtig wird sie bei Guthaben, die nie ausgezahlt wurden, und bei Forderungen aus beendeten Mietverhältnissen.
Vorauszahlung anpassen
Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die Höhe der Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen; das steht in § 560 Absatz 4 BGB. Grundlage ist das Ergebnis der letzten Abrechnung, nicht eine Prognose künftiger Preissteigerungen.
Voraussetzung ist eine inhaltlich richtige Abrechnung. War sie fehlerhaft, trägt sie auch die Anpassung nicht. Und die Erklärung wirkt für die Zukunft: Die höhere Vorauszahlung schuldet der Mieter ab dem Monat, der auf Ihre Erklärung folgt, nicht rückwirkend.
Nutzen Sie diese Möglichkeit konsequent. Wer die Vorauszahlung über Jahre zu niedrig lässt, produziert Nachzahlungen, die Mieter in Schwierigkeiten bringen und regelmäßig zu Streit führen. Die Abwägung zwischen Vorauszahlung und Pauschale behandeln wir bei Vorauszahlung oder Pauschale.
Der Zeitplan eines Abrechnungsjahres
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Januar bis Dezember: der Abrechnungszeitraum
Belege sammeln, Verbrauchsdaten erfassen, Mieterwechsel und Leerstand tagegenau festhalten.
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Januar: Zeitraum endet, Frist startet
Ab dem 1. Januar läuft Ihre Zwölfmonatsfrist. Jetzt die ausstehenden Jahresrechnungen von Versorgern und Gemeinde anfordern.
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Frühjahr: Ablesung und Messdienst
Die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters anfordern. Sie ist erfahrungsgemäß der Posten, der am längsten dauert.
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Sommer: rechnen und prüfen
Umlagefähiges trennen, verteilen, Vorauszahlungen abziehen. Die Summe der Mieteranteile mit den Gesamtkosten abgleichen.
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Herbst: zustellen
Deutlich vor dem 31. Dezember zustellen und den Zugang dokumentieren. Jetzt auch über die Anpassung der Vorauszahlung entscheiden.
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Danach: zwölf Monate Einwendungsfrist
In dieser Zeit Belegeinsicht ermöglichen und Beanstandungen prüfen. Danach ist die Abrechnung inhaltlich bestandskräftig.
Was uns zu den Fristen oft gefragt wird
Ab wann läuft meine Abrechnungsfrist genau?
Ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Zugang der letzten Rechnung. Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht der Versand: Eine Abrechnung, die am 30. Dezember in die Post geht und erst im Januar ankommt, ist verspätet. Planen Sie deshalb Puffer ein und dokumentieren Sie den Zugang.
Ich habe die Frist versäumt. Ist alles verloren?
Die Nachforderung ja, die Abrechnung nein. Sie schulden dem Mieter weiterhin eine Abrechnung, können daraus aber keine Nachzahlung mehr verlangen. Ergibt sich ein Guthaben, müssen Sie es trotzdem auszahlen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben — dafür reicht eine späte Rechnung eines Versorgers in aller Regel nicht aus.
Wie lange kann der Mieter eine Nachzahlung zurückhalten?
Solange Sie ihm die Belegeinsicht verweigern, kann er die Zahlung zurückbehalten. Verlangt er Einsicht, sollten Sie sie zügig ermöglichen, sonst verzögert sich Ihre Forderung ohne Not. Unabhängig davon läuft seine eigene Einwendungsfrist von zwölf Monaten weiter — die Belegeinsicht verlängert sie nicht.
Wann verjährt eine Nachforderung aus der Abrechnung?
Nach der regelmäßigen Verjährungsfrist des § 195 BGB in drei Jahren. Sie beginnt nach § 199 Absatz 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den Umständen Kenntnis erlangt haben. Für eine Nachzahlung aus einer im Jahr 2026 zugegangenen Abrechnung läuft die Verjährung damit bis Ende 2029. Die Ausschlussfrist des § 556 BGB geht dem allerdings vor.
Darf ich die Vorauszahlung nach jeder Abrechnung anpassen?
Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen; das regelt § 560 Absatz 4 BGB. Grundlage ist das Ergebnis der letzten Abrechnung, nicht eine Schätzung künftiger Preise. War die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft, trägt sie auch die Anpassung nicht.
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Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Beratung; er ist keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Konditionen, Förderbedingungen und gesetzliche Regeln ändern sich laufend.