Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
Über Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wir zeigen, was hineingehört, wie Sie verteilen und welche vier Angaben nie fehlen dürfen.
Wann Sie abrechnen müssen
Betriebskosten dürfen Sie nur umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Ohne diese Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten — eine nachträgliche Umlage ist dann ausgeschlossen. Steht die Vereinbarung im Vertrag und zahlt Ihr Mieter Vorauszahlungen, verlangt § 556 Absatz 3 BGB von Ihnen eine jährliche Abrechnung.
Umlagefähig ist nur, was der Katalog der Betriebskostenverordnung nennt. Welche Positionen das im Einzelnen sind, steht in unserer Übersicht zu den umlagefähigen Nebenkosten. Alles, was dort nicht steht, tragen Sie selbst.
Es gilt außerdem der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Umlegen dürfen Sie nur, was ein vernünftiger Vermieter für erforderlich hielte. Ein überteuerter Wartungsvertrag kann deshalb gekürzt werden.
Abrechnungszeitraum und Frist
Der Abrechnungszeitraum umfasst zwölf Monate. In der Praxis ist das fast immer das Kalenderjahr, weil Versorger und Gemeinde ebenfalls so abrechnen. Sie dürfen einen abweichenden Zeitraum wählen, sollten ihn dann aber für alle Einheiten eines Objekts einheitlich führen.
Ab dem Ende dieses Zeitraums läuft Ihre Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate später zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Verstreicht die Frist, können Sie eine Nachforderung nicht mehr geltend machen — außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben bleibt trotzdem auszuzahlen.
Der Mieter hat spiegelbildlich ebenfalls zwölf Monate Zeit. Nach Zugang der Abrechnung kann er bis zum Ablauf des zwölften Monats Einwendungen erheben; danach ist er damit ausgeschlossen, wenn ihn kein Verschulden trifft. Beide Fristen stehen in § 556 Absatz 3 BGB.
| Frist | Wer | Beginn | Länge |
|---|---|---|---|
| Abrechnungsfrist | Vermieter | Ende des Abrechnungszeitraums | 12 Monate |
| Einwendungsfrist | Mieter | Zugang der Abrechnung | 12 Monate |
| Anpassung der Vorauszahlung | beide Seiten | nach der Abrechnung | ohne feste Frist |
Der Verteilerschlüssel
Der Verteilerschlüssel bestimmt, welchen Anteil der Gesamtkosten Ihr Mieter trägt. Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; das regelt § 556a Absatz 1 BGB. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, müssen Sie dagegen nach diesem Verbrauch verteilen.
In der Praxis kommen vier Schlüssel vor. Sie dürfen sie mischen und je Kostenart einen eigenen wählen — wichtig ist nur, dass der Schlüssel im Vertrag steht oder sich aus dem Gesetz ergibt und dass Sie ihn in der Abrechnung erläutern.
| Schlüssel | Passt zu | Bemerkung |
|---|---|---|
| Wohnfläche | Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege, Hauswart | gesetzlicher Auffangmaßstab ohne abweichende Vereinbarung |
| Personenzahl | Müll, Wasser ohne Zähler, Entwässerung | Wechsel im Jahr tagegenau erfassen, sonst wird es angreifbar |
| Verbrauch | Heizung, Warmwasser, Kaltwasser mit Zähler | bei Heizung und Warmwasser zwingend, siehe Heizkostenverordnung |
| Einheiten | Kabel- und Verteilanlagen, teils Aufzug | einfach, aber ungenau bei sehr unterschiedlichen Wohnungsgrößen |
Für Heizung und Warmwasser haben Sie keine freie Wahl. Die Heizkostenverordnung schreibt einen verbrauchsabhängigen Anteil vor; welcher Anteil zulässig ist und was bei einem Verstoß passiert, erklären wir bei den kalten und warmen Nebenkosten und in der Heizkostenabrechnung.
Den Umlagemaßstab dürfen Sie nach § 556a Absatz 2 BGB durch Erklärung in Textform ändern, aber nur vor Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums und nur, wenn Sie auf einen verbrauchs- oder verursachungsabhängigen Maßstab umstellen. Mitten im Jahr geht das nicht.
Die vier Pflichtangaben
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist eine Abrechnung nur dann formell wirksam, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie ohne fremde Hilfe nachrechnen kann. Vier Angaben müssen deshalb je Kostenart erkennbar sein.
Ohne diese vier Angaben ist die Abrechnung angreifbar
- GesamtkostenDer volle Betrag der Kostenart für das Objekt im Abrechnungszeitraum, ohne vorherige Kürzung.
- VerteilerschlüsselWelcher Maßstab angewendet wurde — und, wenn er nicht selbsterklärend ist, eine kurze Erläuterung.
- Anteil des MietersDie Rechnung, mit der aus den Gesamtkosten der Anteil dieser Wohnung wird.
- Abzug der VorauszahlungenDie tatsächlich geleisteten Zahlungen des Mieters, nicht die vertraglich geschuldeten.
Dazu kommen Anschrift der Wohnung, Abrechnungszeitraum, die Namen aller Mieter des Vertrages und ein klar ausgewiesener Saldo. Hilfreich, aber nicht Pflicht: ein Hinweis auf die haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG.
In sieben Schritten zur Abrechnung
-
Belege sammeln
Alle Rechnungen des Zeitraums zusammentragen: Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Müll, Versicherung, Hauswart, Gartenpflege, Wartung, Heizung. Maßgeblich ist, was Sie im Zeitraum aufgewendet haben.
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Umlagefähiges trennen
Reparaturen, Instandhaltung, Verwaltungskosten, Kontoführung und Rechtsverfolgung gehören nicht hinein. Gemischte Rechnungen aufteilen, etwa beim Hauswart die Reparaturanteile herausrechnen.
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Zeiträume abgrenzen
Bei Mieterwechsel und Leerstand tagegenau abgrenzen. Der Leerstandsanteil bleibt bei Ihnen — er darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.
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Verbrauchswerte einlesen
Ablesewerte für Heizung, Warm- und Kaltwasser übernehmen. Fehlt eine Ablesung, ist zu schätzen; die Schätzung muss nachvollziehbar sein.
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Verteilen und rechnen
Je Kostenart Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil festhalten. Die Summe der Anteile aller Einheiten muss die Gesamtkosten ergeben, sonst steckt ein Fehler in der Verteilung.
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Vorauszahlungen abziehen
Die tatsächlich eingegangenen Zahlungen abziehen — nicht die geschuldeten. Daraus ergibt sich Nachzahlung oder Guthaben.
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Zustellen und Frist wahren
Rechtzeitig vor Ablauf der zwölf Monate zustellen und den Zugang dokumentieren. Erst danach über eine Anpassung der Vorauszahlung sprechen.
Fehler, die Geld kosten
Sechs Fehler, die uns in der Praxis am häufigsten begegnen
- Reparaturen mit umgelegtDer häufigste Fehler. Instandhaltung und Instandsetzung sind Vermietersache, auch wenn sie auf derselben Handwerkerrechnung stehen.
- Verwaltungskosten eingerechnetIhre eigene Verwaltung, das Verwalterhonorar und Kontogebühren sind nicht umlagefähig.
- Leerstand auf Mieter verteiltFür leerstehende Einheiten tragen Sie die Kosten selbst.
- Geschuldete statt gezahlter VorauszahlungAbgezogen wird, was tatsächlich eingegangen ist.
- Schlüssel ohne Grundlage gewechseltEin Wechsel mitten im Zeitraum oder ohne Vertragsgrundlage macht die Position angreifbar.
- Zugang nicht nachweisbarOhne Nachweis des Zugangs innerhalb der zwölf Monate hilft die beste Abrechnung nichts.
Was uns Vermieter zur Abrechnung oft fragen
Muss ich abrechnen, wenn der Mieter eine Pauschale zahlt?
Nein. Bei einer echten Betriebskostenpauschale sind die Kosten mit der Zahlung abgegolten, eine Abrechnung entfällt. Damit entfällt aber auch jede Nachforderung: Steigen die Kosten, bleiben Sie darauf sitzen, solange der Mietvertrag keine Anpassungsklausel enthält. Vereinbart sind in der Praxis deshalb meist Vorauszahlungen, über die jährlich abzurechnen ist.
Was passiert, wenn ich die Zwölfmonatsfrist verpasse?
Dann können Sie eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen. § 556 Absatz 3 BGB schließt verspätete Nachforderungen aus, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter trotzdem auszahlen. Die Abrechnung selbst schulden Sie weiterhin, sie hat dann nur keine Nachforderung mehr zur Folge.
Darf der Mieter die Originalrechnungen sehen?
Ja. Der Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen, auf die sich die Abrechnung stützt. Üblich ist die Einsicht in Ihren Geschäftsräumen; auf Verlangen des Mieters sind die Belege auch in elektronischer Form zugänglich zu machen. Solange Sie die Einsicht verweigern, kann der Mieter eine Nachzahlung zurückhalten.
Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?
Praktisch mindestens so lange, wie Einwendungen möglich sind, also über die Einwendungsfrist von zwölf Monaten hinaus. Wer vermietet, sollte Belege und Abrechnungen zusammen mit dem Mietvertrag mindestens zehn Jahre aufbewahren — steuerliche Aufbewahrungspflichten und mögliche Rückfragen des Finanzamts reichen deutlich länger als das Mietrecht.
Kann ich die Vorauszahlung nach der Abrechnung erhöhen?
Ja, nach einer inhaltlich richtigen Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen. Grundlage ist das Ergebnis der letzten Abrechnung, nicht eine Schätzung für die Zukunft. Die Anpassung wirkt erst ab dem Monat, der auf Ihre Erklärung folgt, und sollte schriftlich mit dem Abrechnungsergebnis begründet werden.
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Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Beratung; er ist keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Konditionen, Förderbedingungen und gesetzliche Regeln ändern sich laufend.