Nicht umlagefähige Kosten: was Vermieter selbst tragen
Umlagefähig ist nur, was der Katalog der Betriebskostenverordnung nennt. Alles andere bleibt bei Ihnen — vor allem Instandhaltung, Verwaltung und die Kosten Ihrer eigenen Rechtsverfolgung. Hier steht, welche Posten das sind und was daraus folgt.
Wo die Grenze verläuft
§ 1 Absatz 1 BetrKV beschreibt Betriebskosten als Kosten, die dem Eigentümer laufend entstehen, und zwar durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes. In diesem Wort steckt die ganze Abgrenzung: Betrieb wird umgelegt, Werterhalt nicht.
Absatz 2 derselben Vorschrift wird noch deutlicher und nennt zwei Gruppen, die keine Betriebskosten sind. Erstens die Verwaltungskosten, also die Kosten der zur Verwaltung erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen sowie die Kosten der Aufsicht. Zweitens die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also alles, was während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden muss.
Diese Grenze ist nicht verhandelbar. Eine Klausel im Mietvertrag, die Verwaltungskosten oder Reparaturen zu Betriebskosten erklärt, hilft Ihnen nicht — die Position fällt in der Abrechnung ersatzlos weg. Was umgekehrt umlagefähig ist, zeigt unsere Liste der umlagefähigen Nebenkosten.
Die Posten im Einzelnen
Die folgende Übersicht nennt die Kostenarten, die in der Praxis am häufigsten zu Unrecht in einer Abrechnung landen, mit dem Grund, warum sie dort nicht hingehören.
| Kostenart | Grund |
|---|---|
| Instandhaltung | Vorbeugende Maßnahmen zum Erhalt des bestimmungsmäßigen Gebrauchs. § 1 Absatz 2 Nummer 2 BetrKV nimmt sie ausdrücklich aus. |
| Instandsetzung und Reparatur | Die Behebung von Schäden und der Austausch von Bauteilen. Gleiche Vorschrift, gleicher Grund. |
| Verwaltungskosten | Verwalterhonorar, eigener Verwaltungsaufwand, Porto, Buchhaltung und Aufsicht. § 1 Absatz 2 Nummer 1 BetrKV. |
| Kontoführung und Bankgebühren | Gehören zur Verwaltung des Mietverhältnisses, nicht zum Betrieb des Gebäudes. |
| Rechtsverfolgung | Anwalts- und Gerichtskosten, auch Mahnkosten und eine Rechtsschutzversicherung für Mietstreitigkeiten. |
| Mietausfallwagnis | Ihr unternehmerisches Risiko. Es lässt sich nicht auf die zahlenden Mieter abwälzen. |
| Leerstandskosten | Der rechnerische Anteil leerstehender Einheiten bleibt bei Ihnen. |
| Zuführung zur Rücklage | Ansparen für künftige Instandhaltung ist Werterhalt, kein laufender Betrieb. |
| Neuanschaffung und Erstausstattung | Investition in die Substanz, etwa die erste Ausstattung mit Rauchwarnmeldern. |
| Kosten der Eigentümerversammlung | Teil der Verwaltung der Eigentümergemeinschaft. |
Wartung ja, Reparatur nein
Die meisten Streitfälle entstehen nicht bei den offensichtlichen Posten, sondern an der Grenze zwischen Wartung und Reparatur. Die Wartung hält eine Anlage im Betrieb: Sie wird turnusmäßig durchgeführt, sie ist geplant, und sie wiederholt sich. Sie ist umlagefähig. Die Reparatur stellt einen Zustand wieder her, der verloren gegangen ist. Sie ist es nicht.
Praktisch fällt beides oft auf einer Rechnung an. Der Monteur wartet die Heizung, stellt dabei ein defektes Ventil fest und tauscht es gleich aus. Umlagefähig ist dann nur der Wartungsanteil. Wer den Gesamtbetrag ungeteilt in die Abrechnung nimmt, riskiert, dass die ganze Position gestrichen wird — nicht nur der unzulässige Teil.
Vier Griffe, die Streit vermeiden
- Getrennte Rechnungen anfordernBitten Sie Handwerker, Wartung und Instandsetzung getrennt auszuweisen. Das kostet nichts und erspart jede Schätzung.
- Wartungsverträge aufschlüsselnEnthält der Vertrag eine Reparaturpauschale, lassen Sie den Anteil beziffern.
- Hauswartleistungen trennenReinigung und Gartenpflege umlagefähig, kleine Reparaturen nicht.
- Prüfungen richtig einordnenDie turnusmäßige Prüfung der Betriebssicherheit ist Betrieb, die daraus folgende Mängelbeseitigung nicht.
Die Kleinreparaturklausel
Reparaturkosten sind Vermietersache. Von diesem Grundsatz lässt sich in engen Grenzen abweichen: Eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag kann den Mieter verpflichten, kleinere Instandsetzungen selbst zu tragen. Das ist keine Umlage über die Nebenkosten, sondern eine eigenständige vertragliche Regelung.
Die Rechtsprechung stellt an solche Klauseln strenge Anforderungen. Sie muss eine Obergrenze je Einzelfall nennen, zusätzlich eine Jahresobergrenze, und sie darf sich nur auf Gegenstände beziehen, die dem häufigen und unmittelbaren Zugriff des Mieters unterliegen — etwa Lichtschalter, Steckdosen, Wasserhähne oder Fenstergriffe. Fehlt eine dieser Bedingungen, ist die Klausel insgesamt unwirksam, und Sie tragen wieder jede Reparatur.
Zu den zulässigen Beträgen gibt es keine gesetzlich festgelegte Zahl, und die Gerichte beurteilen sie unterschiedlich. Wir nennen deshalb bewusst keine Summe. Lassen Sie Ihre Klausel von einer Anwältin oder einem Anwalt oder über Haus & Grund prüfen, bevor Sie einen neuen Mietvertrag verwenden.
Leerstand und Rücklage
Steht eine Einheit leer, entfällt auf sie trotzdem ein rechnerischer Anteil an Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege und den übrigen Positionen. Diesen Anteil tragen Sie. Ihn auf die verbliebenen Mieter zu verteilen, ist der häufigste Grund für eine erfolgreiche Kürzung — und er fällt sofort auf, weil die Summe der Mieteranteile dann die Gesamtkosten erreicht.
Ebenso wenig umlagefähig ist die Zuführung zu einer Rücklage. Sie sparen damit für künftige Instandhaltung, und Instandhaltung ist Ihre Sache. Beim Wohnungseigentum heißt das: Der Anteil des Hausgelds, der in die Erhaltungsrücklage fließt, gehört nicht in die Abrechnung gegenüber Ihrem Mieter. Wie hoch die Rücklage sein sollte, behandeln wir bei der Instandhaltungsrücklage.
Das Hausgeld einer Eigentümergemeinschaft ist deshalb nie in voller Höhe umlagefähig. Sie brauchen die Jahresabrechnung der Gemeinschaft, um den umlagefähigen Teil herauszulösen — und die kommt oft später als Ihre eigene Abrechnungsfrist es erlaubt. Planen Sie das ein.
Was steuerlich davon bleibt
Nicht umlagefähig heißt nicht verloren. Verwaltungskosten, Reparaturen, Kontoführung, Rechtsverfolgung und die Kosten des Leerstands mindern in aller Regel als Werbungskosten Ihre Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Der Unterschied liegt nur darin, wer sie trägt: nicht der Mieter, sondern Sie — dafür wirken sie sich steuerlich aus.
Für die Zuordnung ist die Trennung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungsaufwand entscheidend, und die verläuft anders als die mietrechtliche Grenze. Was dazugehört, lesen Sie bei den Werbungskosten bei der Vermietung. Wie das im Einzelfall zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung — wir dürfen dazu nicht beraten.
Was uns Vermieter dazu oft fragen
Darf ich die Kosten meiner Hausverwaltung umlegen?
Nein. Verwaltungskosten nennt § 1 Absatz 2 BetrKV ausdrücklich als Kosten, die keine Betriebskosten sind. Dazu zählen das Honorar einer Hausverwaltung, Ihr eigener Verwaltungsaufwand, Porto, Buchführung und die Kosten der Aufsicht. Auch eine Klausel im Mietvertrag ändert daran nichts: Was die Verordnung ausschließt, lässt sich nicht durch Vereinbarung zu einer Betriebskostenart machen.
Der Hauswart repariert auch — was gilt dann?
Dann müssen Sie die Rechnung aufteilen. Umlagefähig ist nur der Anteil für laufende Aufgaben wie Reinigung, Gartenpflege oder Kontrollgänge. Anteile für Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung sind nach § 2 Nummer 14 BetrKV herauszurechnen. Lassen Sie sich die Anteile vom Dienstleister ausweisen, dann müssen Sie später nicht schätzen und geraten nicht in Erklärungsnot.
Wer trägt die Betriebskosten leerstehender Wohnungen?
Sie als Eigentümer. Der Anteil, der rechnerisch auf eine leerstehende Einheit entfällt, darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. Das gilt für alle Schlüssel: Bei der Verteilung nach Fläche zählt die Fläche der leeren Wohnung mit, bei der Verteilung nach Personen wird sie üblicherweise mit einer Person angesetzt. Der so ermittelte Anteil bleibt bei Ihnen.
Sind Wartungsverträge umlagefähig?
Die regelmäßige Wartung gehört zum laufenden Betrieb und ist umlagefähig, etwa bei Heizung, Aufzug oder Lüftung. Enthält der Vertrag zusätzlich eine Reparaturpauschale oder eine Vollgarantie, ist dieser Teil herauszurechnen — er deckt Instandsetzung ab. Verträge mit einem festen Rundum-Preis sollten Sie sich deshalb aufgeschlüsselt geben lassen, bevor Sie sie in die Abrechnung nehmen.
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Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Beratung; er ist keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Konditionen, Förderbedingungen und gesetzliche Regeln ändern sich laufend.